Coordination d'événements

Vous souhaitez organiser un événement interne au sein de l’Université Paris Nanterre ? Le pôle événementiel du service communication vous accompagne dans votre démarche, en assurant la coordination entre les différents services et composantes concernés.

Après l’étude de votre demande et de vos besoins, nous vous aiderons, sous réserve de validation, dans la mise en œuvre de votre événement.

Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à suivre.
Ces dernières permettront une planification dans des conditions optimales et assureront le bon déroulement de votre événement.

La typologie des événements internes coordonnés par le pôle événementiel concerne la recherche, les projets tutorés dans le cadre d’une formation (projets encadrés par un enseignant) et les différentes actions organisées par les composantes et les services de l’université.

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Attention

• Concernant les événements organisés par les étudiants de l’université (hors projets tuteurés) :

- pour toutes les demandes des associations représentatives dans les conseils et des associations ou sections politiques, merci de bien vouloir contacter le cabinet de la présidence à l’adresse suivante : presidence@u-paris10.fr
- pour les autres types d’événements étudiants (culturels, sportifs, etc…), merci de bien vouloir contacter le service général de l’action culturelle et de l’animation du campus

• Concernant les événements organisés par les personnes externes à l'université merci de bien vouloir contacter le cabinet de la présidence à l’adresse suivante : presidence@u-paris10.fr

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Le pôle événementiel coordonne donc uniquement les projets internes portés par un personnel ou un étudiant (dans le cadre d’un projet tuteuré) de l’université. Ci-dessous les étapes à suivre :
 

ÉTAPE 1 : le Formulaire de demande d’organisation d’événement

Aidez-nous à évaluer au mieux vos besoins et vos attentes en remplissant le formulaire en ligne.
Ce dernier est indispensable à l’étude de votre demande dans un premier temps, puis à sa mise en œuvre et à sa planification.

Ce formulaire est à renvoyer au minimum 3 mois avant la date de votre événement.

Dans un souci de qualité et d’efficacité, si ce délai n’est pas respecté, nous ne serons pas en mesure de répondre à votre demande.

Attention : le dépôt de la demande ne vaut pas accord

Votre demande sera traitée dans un délai de 10 jours ouvrables maximum, après réception du formulaire en ligne. Cette période nous permettra d’étudier vos besoins en fonction de nos capacités et des moyens disponibles.

Une fois que vous aurez reçu notre validation vous pourrez alors passer aux étapes suivantes, évoquées ci-dessous.

ÉTAPE 2 : Location de matériel événementiel (demande à effectuer après la validation de votre demande d’événement)

Le pôle événementiel du service communication peut mettre à votre disposition du matériel événementiel (grilles d’exposition, fauteuils, pupitre…).
Merci de bien vouloir vous rendre sur cette page afin de de compléter le formulaire.
Cette demande doit être effectuée 2 mois avant votre événement. Merci de respecter ce délai.

ÉTAPE 3 : Communication : supports et canaux de diffusion (demande à effectuer après la validation de votre demande d’événement)

Pour ce qui concerne la promotion de votre événement vous pouvez profiter de nos canaux de communication :

• Pour la création d’actualité
• Pour la création de site
• Pour toute création graphique
• Pour diffusion sur les écrans d’affichage dynamique

Veuillez noter que vos besoins en communication ne sont pas validés systématiquement mais traitées dans le cadre des procédures mises en place et du calendrier du service communication.

Afin de vous aider dans votre planification, une « check-list » téléchargeable est à votre disposition. Certains points pourraient ne pas concerner votre évènement.

Mis à jour le 27 mars 2017